[ 災害時 ] 管理者の確認項目

災害時、管理者からのよくある質問をまとめました

目次

    1. 実行された自動一斉送信の概要の確認方法

Q. 閲覧者に指定されているのに、通知が届かなかった管理者がいます
Q. 予期せぬユーザーが宛先に指定されています。
Q. 災害発生地域はどの所属地域に該当しますか?

    1. 自動一斉送信の設定の確認方法

Q. 所属地域に登録した覚えのない場所での災害で安否確認が送られました。
Q. 宛先に指定されているのにメールが届かなかったユーザーがいます。
Q. 関係のない部門管理者にも閲覧者向けメールが送られました。

    1. ユーザーの回答結果の確認方法

Q. 送信状況が成功なのにメールが届いていないユーザーがいます
Q. 部署/地域別の表示が現在の登録情報と異なります。

    1. その他のよくある質問

Q. 警報が出ましたが自動送信が送られません
Q. メールが届くまでに時間がかかりました。

その他のご不明点はヘルプサイトをご確認ください。

1. 自動一斉送信の概要の確認方法

実行された自動一斉送信の内容や宛先は、「連絡状況」から確認できます。

1-1. 確認したい一斉送信を選択する

集計中の一斉送信が最初に表示されます。ここでは、回答が受付中の一斉送信を確認できます。
「過去の一斉送信」をクリックすると、回答受付が終了している一斉送信を確認できます。

確認したい一斉送信の左側のボタンをクリックする

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1-2. 一斉送信の送信内容を確認する

・責任者
一斉送信の送信者です。
災害時の自動一斉送信の場合は、最後に設定を保存したユーザーが表示されます。

ヘルプサイト:自動一斉送信の責任者を変更するには?

・閲覧者
連絡状況の閲覧者に指定された、(部門を含む)危機管理責任者・マネージャーの総数です。
閲覧者には、一斉送信が行われた10分後に、集計表にアクセスできるURLが通知されます。

Q. 閲覧者に指定されているのに、通知が届かなかった管理者がいます
A. 特定の部署に限定した閲覧権限を持つ部門管理者は、閲覧者対象者が一斉送信の宛先にいない場合、閲覧者の数にはカウントされますが実際の通知は行われません。

・宛先
一斉送信の宛先に指定されている人数です。詳細な宛先は、集計結果から確認が可能です。

Q. 予期せぬユーザーが宛先に指定されています。
A. 送信先は自動一斉送信の設定に従って選択されます。自社の自動一斉送信の設定を確認してください。

・内容
一斉送信の本文の内容です。災害時の自動一斉送信の場合は、災害情報が自動挿入されます。

Q. 災害発生地域はどの所属地域に該当しますか?
A. ヘルプサイトで災害ごとに地域区分の対応表をご用意していますのでご確認ください。

ヘルプサイト:自動送信はどの地域を対象に送られますか?

・高度な操作
回答の受付終了や集計結果をのCSV出力、合算集計が可能です。

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2. 自動一斉送信の設定の確認方法

地震/津波/特別警報発生時、どの地域で発生したら誰に自動一斉送信が行われるかは、自動一斉送信の設定状況によって異なります。

自動一斉送信の宛先や通知内容に疑問がある場合は、「運用設定」を確認してください。

地震を例に説明します

複数の設定がある場合、条件を満たした設定の数だけ自動送信が行われます。
編集する」をクリックすると、詳細な設定内容が確認できます

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2-1. 連携方法を確認する

「どこで災害が発生した際、誰に自動送信をするか」はこの項目で設定されています。

【推奨】地震が発生した地域に
所属しているユーザーに送信する
【非推奨】地震発生地域と、
宛先となるユーザーをそれぞれ選択する
ユーザーの所属地域にしたがって、宛先を自動で選択して送信する設定です。

● 所属地域が未登録のユーザーへは送信されません。
● 設定されている所属地域は「連絡網」から地域別で確認できます。

「どこで地震が起きた時に、誰に送るのか」を所属地域に関係なく個別に指定する設定です。

● 発生地域と宛先をそれぞれ設定します。
● 推奨設定では1つの設定のみで運用できるのに対し、非推奨設定は条件の数だけ設定が必要です。

Q. 所属地域に登録した覚えのない場所での災害で安否確認が送られました。
A. ユーザー自身が個人設定から所属地域の地域登録をした可能性があります。
勤務地と居住地が異なる場合などに、ユーザー自身に登録を依頼する運用を想定していますが、居住地と別に実家を地域登録し、ユーザー自身が被災していなくても安否確認が行われるケースがあります。確認方法はヘルプサイトをご確認ください。

ヘルプサイト:ユーザーが設定した地域を確認する方法はありますか?

Q. 宛先に指定されているのにメールが届かなかったユーザーがいます。
A. 以下の手順書に従って、端末の受信設定をご確認ください。

■メールが届かない場合の設定手順書

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2-2. 閲覧者の設定を確認する

「連絡状況の閲覧者」に指定された管理者には、
一斉送信が行われた10分後に、集計表にアクセスできるURLが通知されます。

※設問フォームを付けない場合、集計表自体が作成されない為
閲覧者の設定は表示されません。

Q. 関係のない部門管理者にも閲覧者向けメールが送られました。
A. 実際に届いた通知にアクセスして、集計表を確認してください。
特定の部署にのみ閲覧権限を持つ部門管理者に関しては、閲覧者の一覧や人数には計上されますが、宛先に閲覧可能なユーザーがいない場合は、通知が行われることはありません。
閲覧者向けのメールを受け取った場合、URLにアクセスすれば、自身の閲覧可能なユーザーが表示されます。

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3. ユーザーの回答結果の確認方法

ユーザーの回答結果は「連絡状況」から確認できます。

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3-1. 確認したい一斉送信を選択する

集計中の一斉送信が最初に表示されます。ここでは、回答が受付中の一斉送信を確認できます。
「過去の一斉送信」をクリックすると、回答受付が終了している一斉送信を確認できます。

確認したい一斉送信の左側のボタンをクリックする

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3-2. 集計結果を確認する

一斉送信の宛先全体の集計結果を確認できます。
項目ごとに数字が表示されているので、数字をクリックすると該当のユーザーを一覧が表示されます。

送信対象全体の集計結果です

Q. 送信状況が成功なのにメールが届いていないユーザーがいます
A. 送信が成功したかの判定は、受信サーバーの応答によって判断されます。
受信サーバーから各端末に届く間にエラーとなった場合、送信結果は成功となるため、100%正確な情報を反映することはできません。
メールが届かない場合は、以下の手順書に従って、端末の受信設定をご確認ください。

■メールが届かない場合の設定手順書

Q. 部署/地域別の表示が現在の登録情報と異なります。
A. 部署/地域別の表示は、一斉送信が行われた時点での登録情報が表示され、その後情報が変更されてもそのまま保持されます。

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4. その他のよくある質問

Q. 警報が出ましたが自動送信が送られません
A. 自動送信機能は、実際に災害が発生際に速やかに情報収集することを目的とした機能ですので、警報や注意報は自動送信の対象外です。
自動送信のトリガーとなる情報は下記の通りです。
地震:気象庁が、実際に発生した震度5弱以上の地震情報を発表した時
津波:気象庁が、実際に発生した波高0.3m以上の津波情報を発表した時
特別警報:気象庁が、大雨・暴風・暴風雪・大雪・波浪・高潮特別警報のいずれかを発表した時

Q. メールが届くまでに時間がかかりました。
A. 安否確認サービス2は、誤報判定機能として、災害が発生してから10分間の時間をあけて送信を開始します。
安否確認サービス2は分間100万通の送信が可能なメールサーバーを利用して順次メールを送信しています。配信完了に要した時間はHPをご確認ください。
配信完了時刻と受信時刻に差がある場合は、インターネット環境が不安定だったり、受信サーバーが混雑し、受信が遅れた可能性があります。

■自動配信実績

その他のご不明点はヘルプサイトをご確認ください。

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関連ページ

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部署・地域別に集計結果を確認する

一斉送信のメールが届かない場合

連絡状況の見かたと基本操作

送信状況の確認方法