部署情報の一括編集

部署の一括編集方法

本記事では、CSVファイルを使った部署の一括編集方法を説明します。
システム設定から個別に編集する方法もあります。

部署情報は上書き登録形式です

部署情報のCSVは上書き登録形式なので、CSVファイル内に登録のない部署は削除されます。
部署名や部署の構造が変わった際に、本記事を参照してください。

1.CSVファイルへの書き出し

システム設定内、CSVファイルへの書き出しをクリックする【1-1】

部署情報をクリックする【1-2】

出力形式を設定し、「書き出す」をクリックする【1-3】

出力対象部署
どこの部署のCSVファイルを出力するか選択します。
エンタープライズプラン以外は、部署を選択できません。

先頭行に項目名を書き出す
チェックボックスにチェックを入れると
出力するCSVファイルの先頭行に項目名(部署名・現部署コード…等)が表示されるので、
どの列に何の情報を入力するのか、分かりやすくなります。

文字コード
文字をコンピュータで扱うために個々の文字や記号に割り当てられた、固有の番号のことです。
お使いのパソコンのOSに合わせて選択してください。
※適した文字コードを選択せずに読み込むと、文字化けが発生する可能性があります。

2.CSVファイルを編集する

【1-3】で書き出したCSVファイルを開きます。
ファイル展開時に文字化けした場合にはこちらをご参照ください。

部署名を変更する場合

部署の名称を変更したい場合、B列に変更後の部署名を入力します。
最大256文字入力できます。

5行目の部署名はもともとは「第1ブロック」です

部署コードを変更する場合

A列の現部署コード欄は現在の部署コードを入力し、
C列の新部署コード欄に変更後の部署コードを入力します。

5行目のブロック-Aの部署コードを変更する場合

親部署を変更する場合

組織変更等で、部署の親子関係を変更する際には親部署コードを編集します。
例 元々、経営管理本部の下に紐付いていた人事総務部(7行目)を「でも株式会社」の配下に変更する場合

※最上位部署(第0階層)は1つしか部署を設定できないので、親部署コードが空欄になるのは1行だけです。
D列の親部署コードが空欄の行が複数あると、読み込む際にエラーとなり読み込めません。
第一階層に設定している部署を下の階層に繰り下げる場合はこちらをご参照ください。

編集が完了したらCSVファイルを保存してください

3.CSVファイルを読み込む

システム設定内、CSVファイルへの読み込みをクリック【3-1】

部署情報をクリック【3-2】

部署情報のCSVファイルを読み込む為、部署情報をクリックする。

CSVファイルを選択し、中身を確認する【3-3】

CSVファイルを選択し、読み込み対象部署と文字コードを設定する。
※エンタープライズプラン以外は、読み込み対象部署は最上位部署の選択です。
※エンタープライズプランは、第一階層の部署単位で対象部署を選択できます

ファイルの中身を確認し、読み込む【3-4】

CSVファイルの先頭の行に「現部署コード」「部署名」といった項目名が表示されていれば、
「先頭行を項目名として無視する」にチェックを必ず入れて読み込みます。

4.読み込み結果を確認する

操作しているご自身のアカウントに登録されているメールアドレス宛に
読み込み結果が通知されます。システム設定の読み込みを行った読み込み画面からも結果を確認できます。

システム設定画面での確認

「読み込む」をクリック後、下記の画面に遷移します。

注意

上記画面では、読み込み結果が表示されません。画面内の「部署情報」をクリックします。

読み込み結果はこの画面に表示されます

メールでの確認

メールでの通知画面

読み込みが失敗となった場合にはこちらをご参照ください

関連ページ

CSVの基本操作

【用語】部署コード

【用語】文字コード

部署の並び順を変更する場合 ー 2.部署の並び順を変更する方法

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